# Això encara ho fas a mà?

Quan WhatsApp deixa de ser només un xat i es converteix en feina administrativa

WhatsApp és una eina fantàstica per parlar amb clients. És ràpida, directa i tothom la sap fer servir.

Però hi ha un problema molt habitual: el client escriu per WhatsApp... i després comença la feina manual.

Un client et demana un pressupost. Un altre vol reservar. Un altre t’envia una foto. Un altre et deixa un àudio. Un altre et pregunta si hi ha disponibilitat divendres.

I què fas després?

Obres l’Excel.
Ho apuntes al calendari.
Ho passes al programa de gestió.
Avises un company.
Crees una tasca.
Tornes al WhatsApp.
Respones.

I l’endemà, una altra vegada.

Aquí és on molta gent pensa:

**“Ostres, això em passa a mi.”**

El problema no és WhatsApp

El problema és tot el que has de fer després de rebre el missatge.

Posem un cas molt habitual.

Un client escriu:

> “Hola, em pots fer un pressupost per aquest servei?”

Tu li demanes el nom, el telèfon, què necessita i quan ho vol.

Quan ja tens les dades:

* les copies al CRM o a un Excel,
* prepares el pressupost,
* poses un recordatori per fer-ne seguiment,
* guardes la conversa,
* i potser avises una altra persona de l’empresa.

Tot això ho fas tu.

Però moltes d’aquestes accions no necessiten que una persona les faci manualment.

I si WhatsApp pogués fer part d’aquesta feina?

Es pot automatitzar perquè, quan arriba una petició, el sistema detecti què necessita el client i faci automàticament les accions corresponents.

Per exemple:

Un client demana un pressupost.

El sistema pot:

* identificar el client,
* recollir les dades necessàries,
* crear-lo al CRM,
* generar una oportunitat comercial,
* preparar el pressupost,
* crear una tasca de seguiment,
* i avisar la persona responsable.

El client continua utilitzant WhatsApp exactament igual.

**El que canvia és el que passa per darrere.**

Un altre exemple: reserves

Imaginem un restaurant, un allotjament, una activitat turística o qualsevol negoci que treballi amb reserves.

Arriba aquest missatge:

> “Hola, teniu lloc dissabte a les 21 h per a quatre persones?”

En una gestió manual, algú ha de:

1. llegir el missatge,
2. mirar el calendari,
3. comprovar disponibilitat,
4. apuntar la reserva,
5. contestar el client,
6. i potser avisar la resta de l’equip.

Amb una automatització, part d’aquest procés es pot fer sol.

La petició arriba, el sistema consulta disponibilitat, registra la reserva, actualitza el calendari i prepara o envia la resposta.

I els àudios?

També.

Això és especialment interessant perquè molta gent envia àudios per WhatsApp.

Per exemple:

> “Hola, mira, necessitaria que em féssiu un pressupost per pintar un pis de 90 metres quadrats a Tremp. Seria per la setmana que ve. Si em podeu trucar aquesta tarda, perfecte.”

Aquest àudio es pot transcriure automàticament.

I d’aquí es poden extreure dades com:

**Servei:** pintar un pis
**Superfície:** 90 m²
**Ubicació:** Tremp
**Data:** setmana vinent
**Acció:** trucar aquesta tarda

I automàticament es pot crear una fitxa, una tasca o una oportunitat comercial.

Sense haver d’escoltar l’àudio tres vegades i apuntar les dades a mà.

El mateix passa amb fotos i documents

Un client et pot enviar:

* una fotografia d’un producte,
* una factura,
* un DNI,
* una matrícula,
* un pressupost,
* una ubicació,
* o qualsevol document.

Aquesta informació també es pot guardar automàticament al lloc corresponent i associar-la al client, projecte, comanda o incidència.

Així deixes de tenir informació important enterrada entre centenars de converses.

El gran problema: “Ja contestaré després”

Aquest és probablement un dels punts que més es repeteixen.

Arriba un missatge.

El veus.

Penses:

**“Després li contesto.”**

Entren tres trucades, dos correus i quatre WhatsApps més.

I aquell missatge baixa, baixa i baixa.

Quan el tornes a veure ja han passat hores. O dies.

Amb una automatització pots fer que una petició pendent generi una tasca o un recordatori.

Així WhatsApp deixa de dependre de la memòria de la persona que l’ha llegit.

No cal automatitzar-ho tot

Automatitzar no significa posar un robot a contestar qualsevol cosa sense control.

De fet, sovint el millor sistema és una combinació.

La tecnologia pot fer la part repetitiva:

* recollir dades,
* ordenar informació,
* crear registres,
* consultar disponibilitat,
* generar documents,
* crear tasques,
* enviar avisos.

I la persona continua fent allò que necessita criteri, tracte personal o decisió.

L’objectiu no és eliminar el contacte humà.

L’objectiu és eliminar la feina absurda que hi ha al voltant.

Quant temps hi perds cada dia?

Aquesta és la pregunta interessant.

Potser copiar una dada tarda només 30 segons.

Crear una reserva, un minut.

Passar una informació a un Excel, un altre minut.

Buscar una conversa antiga, dos minuts.

Preparar una resposta que ja has escrit cent vegades, un minut més.

Separadament sembla poca cosa.

Però multiplica-ho per 20, 30 o 50 interaccions al dia.

I després multiplica-ho per tots els dies laborables de l’any.

Aquí és on apareixen les hores.

WhatsApp pot continuar sent la porta d’entrada

No cal obligar el client a instal·lar una aplicació.

No cal enviar-lo a un sistema complicat.

No cal canviar la seva manera de comunicar-se.

El client pot continuar fent el que ja fa avui:

**enviar un WhatsApp.**

La diferència és que, a partir d’aquell moment, el teu negoci pot començar a treballar de manera automàtica.

Menys copiar.

Menys buscar.

Menys oblidar.

Menys repetir.

I més temps per dedicar-te al que realment necessita una persona.

# Si ho fas cada dia igual, probablement es pot automatitzar.